Elektronische Dokumente: Rückstellung für die EDV

Für die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen müssen Unternehmen eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten bilden. Denn  der § 147 Abs. 6 Abgabenordnung (AO) sieht vor, dass die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht hat, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und der Steuerpflichtige die Kosten hierfür zu tragen hat. Der Ansatz einer solchen Rückstellung setzt allerdings voraus, dass an die Verletzung dieser Verpflichtung Sanktionen geknüpft sind, was wiederum erst durch die Einführung eines Verzögerungsgeldes durch das Jahressteuergesetz 2009 mit Wirkung ab dem 25.12.2008 erfolgte.

Nach Auffassung der Oberfinanzdirektion (OFD) Münster sind folglich

• Rückstellungen für die Kosten der Aufbewahrungspflichten für elektronische Dokumente erst in den Wirtschaftsjahren zu berücksichtigen, die nach dem 24.12.2008 enden.
• Eine Rückstellungsbildung für die Verpflichtung zur Aufbewahrung scheidet dagegen für die vorangegangenen Wirtschaftsjahre aus, da Sanktionsmöglichkeit erst durch das Jahresteuergesetz 2009 eingeführt wurde.

Des Weiteren ist nach Ansicht der OFD Münster bei der Bewertung der Rückstellung zu beachten, dass künftige Aufwendungen nicht berücksichtigt werden können.

(OFD Münster, Kurzinfo zur Einkommensteuer vom 25.4.2010, Nr. 6/2010)